Zásady ochrany osobních údajů

Tenhle dokument popisuje, jak nakládáme s osobními údaji lidí, kteří nám napíšou přes web, vyplní kalkulačku úspory času nebo se nám ozvou e-mailem či telefonem. Je psaný podle nařízení GDPR (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Snažili jsme se ho napsat tak, aby se dal přečíst. Kdyby vám něco nedávalo smysl, napište nám a vysvětlíme to.

Čl. 1 — Kdo je správcem vašich údajů

1.1 Správcem osobních údajů je:

1.2 Nemáme pověřence pro ochranu osobních údajů a nemusíme ho mít. Nezpracováváme údaje ve velkém rozsahu ani systematicky nesledujeme návštěvníky (čl. 37 GDPR). Ve všech věcech ochrany údajů se obracejte přímo na kontakty výše.

Čl. 2 — Kdy o vás vůbec něco zpracováváme

2.1 Osobní údaje od vás dostaneme jen ve třech situacích:

• vyplníte kontaktní formulář na webu,
• vyplníte kalkulačku úspory času,
• napíšete nám e-mail, zavoláte nebo nám napíšete přes WhatsApp.

2.2 Web nesleduje návštěvnost, neprofiluje vás a nepoužívá cookies. Když si jen čtete stránky, neukládáme o vás vůbec nic. Podrobnosti jsou v Zásadách cookies.

2.3 Žádný z formulářů po vás nechce souhlas se zpracováním údajů a je to záměr. Souhlas, který je podmínkou odeslání poptávky, není podle čl. 7 odst. 4 GDPR svobodný, a tedy ani platný. Vaši poptávku zpracováváme na právním základu plnění smlouvy a opatření před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), kde se souhlas nevyžaduje. Prakticky to pro vás znamená, že vás k ničemu nepřihlašujeme a nic dalšího vám posílat nebudeme.

Čl. 3 — Jaké údaje, proč a jak dlouho

3.1 Tady je všechno, co o vás můžeme mít, rozdělené podle toho, odkud to k nám přišlo.

Kontaktní formulář

• Co o vás máme: jméno, e-mail, telefon, web firmy, text zprávy
• Proč: abychom se vám mohli ozvat a probrat vaši poptávku
• Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (opatření před uzavřením smlouvy, přijatá na vaši žádost)
• Jak dlouho: 12 měsíců

Kalkulačka úspory

• Co o vás máme: jméno, e-mail, telefon, popis vaší rutiny, počet hodin
• Proč: abychom spočítali odhad a poslali vám ho
• Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění na vaši žádost)
• Jak dlouho: 12 měsíců

E-mail, telefon, WhatsApp

• Co o vás máme: co nám sami napíšete nebo řeknete
• Proč: abychom vyřídili, s čím se ozýváte
• Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR
• Jak dlouho: 12 měsíců

Navíc ke všemu výše

Kdyby mezi námi vznikl spor, můžeme tytéž údaje použít k obraně svých právních nároků. Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a doba se řídí promlčecí lhůtou. Proti tomuhle konkrétnímu zpracování můžete vznést námitku (viz čl. 8).

3.2 Povinné je jen jméno a e-mail. Telefon, web firmy i text zprávy jsou nepovinné. Když je nevyplníte, formulář se odešle stejně.

3.3 Nesbíráme vaši IP adresu, typ prohlížeče ani nic podobného. V databázi u vaší poptávky není nic, co byste nám sami nenapsali, kromě data a času odeslání.

3.4 Pokud spolu navážeme spolupráci, bude se na údaje spojené se smlouvou vztahovat samostatný režim, zejména zákonné lhůty pro uchování účetních a daňových dokladů. Ty jsou delší než 12 měsíců výše a řídí se zákonem, ne tímhle dokumentem.

Čl. 4 — Kalkulačka úspory času

Tenhle článek je tu proto, že kalkulačka je jediné místo na webu, kde vaše údaje opouštějí naši vlastní infrastrukturu. Chceme, abyste to věděli předem.

4.1 Když odešlete kalkulačku, stane se tohle:

1. Vaše zadání se uloží do naší databáze.
2. Popis vaší rutiny a počet hodin pošleme do našeho automatizačního nástroje, kde odhad spočítá jazykový model (AI). Jméno ani e-mail se modelu neposílají — zůstávají v nástroji jen kvůli odeslání e-mailu v dalším kroku.
3. Odhad se vám zobrazí na webu a pošleme vám ho e-mailem.

4.2 Odhad je odhad, ne záruka. Je to orientační číslo spočítané ze dvou vět, které jste napsali. Nic vám neslibuje a nic z něj neplyne.

4.3 Nejde o automatizované rozhodování podle čl. 22 GDPR. Výsledek pro vás nemá právní ani jiný obdobně významný účinek. Je to informace, nad kterou se pak bavíme s člověkem.

4.4 Do popisu rutiny prosím nepište osobní údaje jiných lidí, tedy jména zaměstnanců, klientů, čísla dokladů. Je to volné textové pole a projde jazykovým modelem. K popisu své rutiny je nepotřebujete a my je nechceme.

Čl. 5 — Komu se vaše údaje dostanou

5.1 Vaše údaje neprodáváme, nepronajímáme a nepředáváme nikomu pro marketingové účely. Nikdy.

5.2 Dostanou se ale k firmám, jejichž technické služby k provozu webu používáme. Právně jsou to zpracovatelé a smí s údaji nakládat jen podle našich pokynů. Tady je úplný seznam:

• Vercel Inc. — provoz webu a serverových funkcí. Sídlo v USA, předání se opírá o standardní smluvní doložky.
• Neon Inc. — databáze, ve které je vaše poptávka uložená. Data leží v Evropské unii, konkrétně ve Frankfurtu nad Mohanem.
• Elestio — server, na kterém běží náš automatizační nástroj. Přes něj prochází jen zadání z kalkulačky, ne data z kontaktního formuláře.
• Anthropic PBC — jazykový model, který počítá odhad v kalkulačce. Dostane jen popis rutiny a počet hodin, ne vaše jméno ani e-mail — ke spočítání odhadu je nepotřebuje. Sídlo v USA, předání se opírá o standardní smluvní doložky.
• Google LLC — doručení e-mailu s odhadem. Sídlo v USA, viz poznámka v odstavci 5.4.

5.3 Údaje můžeme předat také orgánu veřejné moci, pokud nám to uloží zákon. Nic jiného nás k předání nedonutí.

5.4 Poctivá poznámka k e-mailu. E-maily dnes odesíláme ze schránky zakladatele u služby Gmail. Přechod na firemní e-mailový účet, ke kterému poskytovatel nabízí zpracovatelskou smlouvu podle čl. 28 GDPR, připravujeme a tenhle dokument pak upravíme. Píšeme to sem proto, že mlčet by bylo pohodlnější, ale ne správné.

Čl. 6 — Předání mimo Evropskou unii

6.1 Databáze s vaší poptávkou stojí v Evropské unii. Některé technické služby v seznamu výše ale provozují firmy se sídlem ve Spojených státech.

6.2 Pro taková předání se opíráme o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí podle čl. 46 odst. 2 GDPR, případně o jiný právní titul, který příslušný poskytovatel nabízí. Kopii doložek vám na požádání poskytneme.

Čl. 7 — Jak dlouho si údaje necháváme

7.1 Poptávku, ze které nevznikne spolupráce, mažeme nejpozději 12 měsíců od chvíle, kdy jste ji odeslali. Dřív, pokud nás o to požádáte.

7.2 Dvanáct měsíců proto, že obchodní jednání běžně trvá měsíce a poptávka z jara může dávat smysl na podzim. Delší doba by už nebyla nezbytná a čl. 5 odst. 1 písm. e) GDPR nám ji drží zkrátka.

7.3 Pokud spolu uzavřeme smlouvu, řídí se uchování údajů spojených se smlouvou touto smlouvou a zákonnými lhůtami (zejména účetními a daňovými).

Čl. 8 — Co s tím můžete dělat

8.1 Vůči nám máte tahle práva:

• Vědět, co o vás máme. Požádejte a pošleme vám kopii (čl. 15).
• Nechat si to opravit, pokud je něco špatně (čl. 16).
• Nechat to smazat (čl. 17).
• Omezit, co s údaji děláme, dokud se něco nevyjasní (čl. 18).
• Dostat údaje ve strojově čitelné podobě a vzít si je jinam (čl. 20).
• Vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu (čl. 21).

8.2 Stačí napsat na náš e-mail. Nic nevyplňujete, nic nedokládáte, pokud nám z vaší zprávy bude jasné, o koho jde. Ozveme se do 30 dnů, obvykle mnohem dřív.

8.3 Za uplatnění práv nic neplatíte.

8.4 Když budete mít pocit, že s vašimi údaji nakládáme špatně, řekněte nám to prosím nejdřív. Většina věcí se dá vyřešit jedním e-mailem. Právo obrátit se na dozorový úřad tím ale není dotčené:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 www.uoou.gov.cz

Čl. 9 — Cookies, měření a sledování

9.1 Tenhle web nepoužívá žádné cookies a nespouští žádné analytické ani marketingové skripty. Neměříme návštěvnost, nemáme reklamní pixely a nesledujeme vás napříč weby.

9.2 Proto na webu nenajdete ani lištu se souhlasem. Není k čemu ho brát. Podrobnosti jsou v Zásadách cookies.

Čl. 10 — Zabezpečení

10.1 Web i databáze běží výhradně přes šifrované spojení (HTTPS). Přístup k databázi má jen zakladatel a je chráněný samostatnými přihlašovacími údaji.

10.2 Do provozních záznamů (logů) se osobní údaje z formulářů zapisovat nesmí a kód je z nich odstraňuje.

Čl. 11 — Změny tohoto dokumentu

11.1 Když se změní to, jak s údaji nakládáme, upravíme tenhle dokument dřív, než změnu spustíme, ne až potom.

11.2 Každé znění má nahoře číslo verze a datum účinnosti. Podle nich poznáte, jestli čtete totéž, co platilo, když jste nám psali.